Effizientes Arbeiten mit den richtigen ERP-Software-Tools
In der heutigen Geschäftswelt ist die Effizienz ein entscheidender Faktor für den Erfolg. Speziell für mittelständische Unternehmen kann die richtige ERP (Enterprise Resource Planning) Software ein wesentlicher Hebel sein, um Arbeitsabläufe zu optimieren und Ressourcen effektiver einzusetzen. ERP-Software-Tools bieten eine integrierte Lösung, die es ermöglicht, die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens wie Vertrieb, Einkauf, Produktion und Buchhaltung auf einer einzigen Plattform zu verwalten.
Die Implementierung von ERP-Software-Tools sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den Abteilungen, was zu besserer Kommunikation, schnelleren Entscheidungsprozessen und einer Reduzierung von Fehlern führt. Durch die Zentralisierung der Daten verringern sich zudem die Zeitaufwände für das Reporting und die Analyse von Geschäftszahlen. Auf diese Weise tragen ERP-Systeme dazu bei, die Produktivität zu erhöhen und ermöglichen es den Unternehmen, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
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Die richtigen ERP-Software-Tools auszuwählen, erfordert eine sorgfältige Analyse der spezifischen Bedürfnisse und Prozesse eines Unternehmens. Maßgeschneiderte Lösungen, die an die Größe und die Branche des Unternehmens angepasst sind, spielen dabei eine wesentliche Rolle. Moderne ERP-Systeme sind zudem in der Lage, sich schnell an Veränderungen im Markt oder im Unternehmen selbst anzupassen und unterstützen somit ein agiles Arbeiten.
Einleitung: Die Bedeutung von ERP-Software-Tools für den Mittelstand
Unternehmen im Mittelstand stehen oft vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen dennoch maximale Effektivität und Wachstum zu erzielen. Hier kommen ERP-Software-Tools ins Spiel, die eine tragende Rolle in der Digitalisierung und Automatisierung unternehmensinterner Prozesse spielen. Für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) bedeutet der Einsatz solcher Systeme die Möglichkeit, auf Augenhöhe mit größeren Konkurrenten zu agieren, indem sie Skaleneffekte nutzen und ihre Prozesse kontinuierlich verbessern.
Durch den Einsatz von ERP-Lösungen können Mittelständler ihre betrieblichen Abläufe straffen und so die Produktivität steigern. Vor allem im Mittelstand ist dies von Bedeutung, da hier die Ressourcen oft besonders effizient eingesetzt werden müssen. Eine passende ERP-Lösung ermöglicht eine verbesserte Kontrolle und Übersicht der Unternehmensvorgänge, erleichtert strategische Planungen und unterstützt bei der Erfüllung regulatorischer Anforderungen.
Indem mittelständische Unternehmen auf ERP-Software-Tools setzen, können sie ihre Marktposition festigen und sind besser in der Lage, sich an schnell ändernde Marktdynamiken anzupassen. Die Kapazität, Daten intelligent zu nutzen und operative Entscheidungen datenbasiert zu treffen, wird somit zu einem kritischen Erfolgsfaktor.
Vor- und Nachteile von ERP-Software-Tools für Unternehmen
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Zentrale Datenverwaltung | Hohe Einführungskosten |
| Effizienzsteigerung in Geschäftsprozessen | Lange Implementierungsphase |
| Automatisierung von Routineaufgaben | Bedarf an Schulung für Mitarbeiter |
| Echtzeit-Informationen zur besseren Entscheidungsfindung | Widerstand gegen Veränderungen im Unternehmen |
| Verbesserte Kundenbeziehungen durch einheitliche Datenbasis | Anpassungen und Updates können aufwendig sein |
| Reduzierung von Fehlern und Doppelerfassungen | Mögliche Abhängigkeit vom Software-Anbieter |
Was ist ERP und wie kann es Ihr Unternehmen voranbringen
Enterprise Resource Planning (ERP) steht für ein System von Software-Tools, das darauf ausgelegt ist, alle operativen Prozesse eines Unternehmens zu verbinden und zu vereinfachen. Über eine einheitliche Plattform werden verschiedene Geschäftsbereiche wie Einkauf, Finanzen, HR, Produktion und Vertrieb zusammengeführt. Diese Integration ermöglicht einen unkomplizierten und schnellen Zugang zu Geschäftsdaten und fördert eine holistische Sicht auf das Unternehmen.
Ein leistungsfähiges ERP-System kann Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht voranbringen. Eine Hauptfunktion ist die Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen, die eine klare Struktur und effiziente Abläufe schafft. So können beispielsweise Bestellanforderungen automatisiert und Lieferketten präzise überwacht werden, was zur Kostensenkung und Verbesserung des Kundenservices beiträgt. Durch die zentrale Sammlung und Analyse von Daten liefert ein ERP-System Ihnen zudem wertvolle Einblicke, die strategische Entscheidungen und langfristige Geschäftsplanungen unterstützen.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Skalierbarkeit von ERP-Systemen. Wächst Ihr Unternehmen, wächst das ERP-System mit. Neue Funktionen und Module können hinzugefügt werden, um neue Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Dies bedeutet, dass Sie in eine Technologie investieren, die sich an die Entwicklung Ihres Unternehmens anpasst und kontinuierlichen Mehrwert schafft.
Die Auswahl der passenden ERP-Software-Tools
Das Finden der richtigen ERP-Software stellt eine wichtige Entscheidung für jedes Unternehmen dar. Eine sorgfältige Evaluation sollte daher am Anfang des Auswahlprozesses stehen. Hierbei ist es wichtig, die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens genau zu definieren und diese mit den Funktionen potenzieller ERP-Lösungen abzugleichen.
Wichtige Kriterien bei der Auswahl sind unter anderem die Branchenspezifität des ERP-Systems, seine Benutzerfreundlichkeit, die Möglichkeit der Individuellen Anpassung (Customizing) sowie der Funktionsumfang. Des Weiteren sollte ein Augenmerk auf die Zuverlässigkeit und den Support des Anbieters gelegt werden.
Es empfiehlt sich, Referenzen zu prüfen und mit ähnlichen Unternehmen Erfahrungen auszutauschen. Der Markt für ERP-Systeme ist vielfältig und bietet Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen, von modular aufgebauten Systemen für KMUs bis hin zu umfangreichen Lösungen für internationale Konzerne.
Eine gründliche Marktrecherche und der Vergleich von Angeboten sind entscheidend für eine langfristig erfolgreiche Implementierung. Hierbei können Beratungsunternehmen, Testversionen der Software und detaillierte Produkt-Demonstrationen wertvolle Hilfestellungen bieten.
Letztlich sollte die Entscheidung für ein ERP-System sowohl die aktuellen Bedürfnisse abdecken als auch Raum für zukünftiges Wachstum und Entwicklung bieten. Der Fokus sollte auf einer langfristigen Partnerschaft mit dem Anbieter liegen, um fortlaufenden Mehrwert durch die Software sicherzustellen.
Kernfunktionen von ERP-Systemen, die Sie kennen sollten
Wenn Sie in eine ERP-Lösung investieren, gibt es einige Kernfunktionen, die für die meisten Geschäftsprozesse unerlässlich sind. Ein umfassendes Verständnis dieser Funktionen kann Ihnen dabei helfen, das Potenzial Ihrer ERP-Software voll auszuschöpfen.
- Finanzmanagement: Diese Funktion umfasst die Verwaltung der Finanzen und bietet Möglichkeiten für das Buchhaltungsmanagement, Controlling und das Finanzreporting. Sie hilft dabei, alle finanziellen Transaktionen zu überwachen und zu analysieren.
- Supply Chain Management: Mit dieser Funktion kann die Lieferkette gesteuert und optimiert werden, von der Beschaffung über die Lagerhaltung bis hin zur Distribution.
- Kundenbeziehungsmanagement (CRM): ERP-Systeme bieten Werkzeuge zur Verwaltung von Kundeninformationen, die Unterstützung von Vertriebsaktivitäten und den Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen.
- Personalmanagement: Diese Funktion hilft bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, der Personalplanung und der Durchführung von HR-relevanten Aufgaben.
- Produktionsplanung: Für Hersteller ist die Produktionsplanungsfunktion entscheidend, um eine effiziente und termingerechte Produktion sicherzustellen.
Jedes Unternehmen legt auf unterschiedliche Funktionen besonderen Wert, abhängig von der eigenen Branche und den spezifischen Geschäftsprozessen. Es ist daher wichtig, ein ERP-System zu wählen, das nicht nur diese Kernfunktionen bietet, sondern diese auch entsprechend den individuellen Bedürfnissen anpassen kann.
Integration und Automatisierung: Wie ERP-Software die Produktivität steigert
Die Integration verschiedener Unternehmensbereiche in ein einziges System ist einer der größten Vorteile von ERP-Software. Komplexe Geschäftsprozesse werden durch die zentrale Datenhaltung und -verarbeitung vereinfacht. Dies führt zu einem verbesserten Datenfluss und einer erhöhten Transparenz in allen Abteilungen. Manager und Teams haben sofortigen Zugriff auf wichtige Kennzahlen und können fundierte Entscheidungen treffen.
Darüber hinaus führt die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zu einer signifikanten Produktivitätssteigerung. Manuelle Eingaben werden reduziert, wodurch Fehlerquellen eliminiert und Zeit eingespart wird. Automatisierte Workflows stellen sicher, dass Prozesse konsistent und ohne zeitliche Verzögerung ablaufen, und erhöhen die Effizienz im operativen Geschäft.
Zudem unterstützt ERP-Software die Standardisierung von Geschäftsprozessen. Eine standardisierte Arbeitsweise hilft bei der Einhaltung von Best Practices und Compliance Standards und trägt zur Qualitätssicherung bei.
In Summe ermöglicht die durch ERP-Software erreichte Integration und Automatisierung eine agile und flexible Unternehmensführung, die schnelles Reagieren auf Marktveränderungen und das Ausschöpfen von Optimierungspotenzialen erlaubt.
Kosteneinsparungen durch den Einsatz von ERP-Software
Die Implementierung einer ERP-Software kann maßgeblich zur Reduktion von Betriebskosten beitragen. Durch die Zentralisierung von Geschäftsdaten wird eine einzige, verlässliche Datenquelle geschaffen, die redundante Prozesse überflüssig macht und den administrativen Aufwand verringert. Dies führt unmittelbar zu einer Senkung von Personalkosten und erlaubt den Mitarbeitern, sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren.
Eine erweiterte Kontrolle über die Bestände leistet einen weiteren Beitrag zur Kostenreduzierung, indem Lagerkosten minimiert und Kapitalbindung verringert werden. Die verbesserte Planungsgenauigkeit hilft darüber hinaus, Überproduktion und Materialverschwendung zu vermeiden, was sich positiv auf die Kostenstruktur auswirkt.
ERP-Systeme bieten außerdem die Möglichkeit, Einkaufsbedingungen zu optimieren. Die fundierte Auswertung von Lieferantendaten ermöglicht es, bessere Konditionen auszuhandeln oder günstigere Anbieter zu identifizieren. Diese Einsparungen im Beschaffungsbereich fallen direkt auf das Unternehmensergebnis zurück.
Nicht zu vernachlässigen sind auch die indirekten Einsparungen durch eine gesteigerte Kundenzufriedenheit. Optimale Prozesse ermöglichen eine zuverlässige Lieferung und hohe Produktqualität, was zu einer stärkeren Kundentreue und letztendlich zu Umsatzsteigerungen führt.
Die langfristige Perspektive zeigt, dass die Kosten für die Anschaffung und Implementierung der ERP-Software in Relation zu den Einsparpotenzialen und Effizienzgewinnen stehen, die sich durch den Einsatz des Systems erzielen lassen.
Anpassungsfähigkeit: ERP-Software-Tools für verschiedene Geschäftsprozesse
Ein wesentliches Merkmal moderner ERP-Software ist ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Geschäftsumgebungen und -bedingungen. Ob Dienstleistung, Handel oder Produktion – ERP-Systeme lassen sich individuell konfigurieren, um den spezifischen Anforderungen eines jeden Geschäftsprozesses gerecht zu werden.
Das Modulare Design vieler ERP-Tools ermöglicht es, Funktionen nach Bedarf zu ergänzen oder wegzulassen. Somit kann das System im Laufe der Zeit mit dem Unternehmen mitwachsen und bei Bedarf um spezialisierte Anwendungen erweitert werden, ohne dass eine komplett neue Softwarelösung implementiert werden muss.
Die Möglichkeit der Prozessanpassung ist zudem ein großer Vorteil. Jedes Unternehmen hat individuelle Prozesse und Abläufe, die durch Customizing im ERP-System abgebildet werden können. So wird sichergestellt, dass die Software sich dem Unternehmen anpasst und nicht umgekehrt.
Gleichzeitig erleichtert ein angepasstes ERP-System die Compliance mit juristischen und finanziellen Regularien, da Anpassungen vorgenommen werden können, um spezifische Anforderungen eines Landes oder einer Branche zu erfüllen.
Kurz gesagt, ERP-Software-Tools bieten ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit, um eine Vielzahl an Geschäftsprozessen zu unterstützen und einen reibungslosen, effizienten Betrieb zu gewährleisten.
Cloud-basierte vs. On-Premise ERP-Software: Was ist besser für Ihr Unternehmen
Bei der Entscheidung für eine ERP-Software steht man auch vor der Wahl zwischen einer Cloud-basierten und einer On-Premise-Lösung. Beide Optionen bieten Vor- und Nachteile, die je nach den spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen eines Unternehmens abgewogen werden müssen.
Cloud-basierte ERP-Software wird über das Internet bereitgestellt und bietet eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit. Die Wartung und das Update der Software übernimmt der Dienstleister, was den internen IT-Aufwand erheblich reduziert. Zudem sind die Anfangsinvestitionen geringer, da eher laufende Kosten statt großer Einmalzahlungen entstehen.
Auf der anderen Seite steht die On-Premise-ERP-Software, die direkt auf den Firmenservern installiert wird. Diese Lösungen bieten eine hohe Kontrolle und Sicherheit, da alle Daten im eigenen Haus verbleiben. Allerdings sind die initialen Implementierungskosten sowie der Aufwand für regelmäßige Wartung und Updates höher.
Unternehmen, die besonders sensibel auf Datenschutz und -sicherheit achten, tendieren oftmals zu On-Premise-Lösungen. Hingegen profitieren Firmen, die nach Flexibilität und Kostenreduktion streben oder über eine weniger umfangreiche IT-Infrastruktur verfügen, von den Vorteilen der Cloud-ERP-Systeme.
Die Entscheidung zwischen Cloud und On-Premise sollte unter Berücksichtigung von Faktoren wie Unternehmensgröße, Wachstumsplänen, Budget, IT-Ressourcen und spezifischen Branchenanforderungen getroffen werden. Eine fundierte Analyse dieser Aspekte ist essentiell, um die passende ERP-Lösung zu finden, die Ihrem Unternehmen den größten Nutzen bringt.
Datensicherheit und Compliance in ERP-Systemen
Die Themen Datensicherheit und Compliance haben in der heutigen, stark vernetzten Geschäftswelt höchste Priorität, insbesondere wenn es um die Auswahl und den Betrieb von ERP-Systemen geht. Der sichere Umgang mit Unternehmensdaten und die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben sind entscheidend, um Risiken und Strafen zu vermeiden.
Ein modernes ERP-System muss umfassende Sicherheitsmechanismen wie verschlüsselte Datenübertragungen, regelmäßige Sicherheitsupdates und sicheren Zugangskontrollen bieten, um Datenmissbrauch oder -verlust vorzubeugen. Zudem sollten regelmäßige Backups und Notfallpläne integriert sein, um im Falle eines Systemausfalls schnell reagieren zu können.
Im Hinblick auf die Compliance unterstützen ERP-Systeme Unternehmen dabei, nationale und internationale Regulierungen wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Dies beinhaltet die sichere Speicherung und Verarbeitung von persönlichen Daten und die Gewährleistung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei Geschäftsprozessen.
Auch die Anpassungsfähigkeit spielt eine Rolle: Da sich gesetzliche Bestimmungen ändern können, ist es wichtig, dass das ERP-System flexibel angepasst werden kann, um auch zukünftige Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Ein verlässlicher ERP-Anbieter wird daher nicht nur eine sicherheitsorientierte Software bereitstellen, sondern auch durch kontinuierliche Beratung und Updates zur Seite stehen.
Unternehmen müssen also bei der Auswahl und dem Betrieb eines ERP-Systems gleichermaßen auf Aspekte der Datensicherheit und Compliance achten, um Vertrauen zu stärken und die rechtliche Integrität ihres Betriebs zu wahren.
Schulung und Support: Wie Sie das Beste aus Ihren ERP-Software-Tools herausholen
Um das volle Potenzial Ihrer ERP-Software ausschöpfen zu können, ist es entscheidend, dass Ihre Mitarbeitenden nicht nur den Umgang mit dem System erlernen, sondern es effektiv für ihre Arbeit nutzen. Schulungen und fortlaufender Support sind daher unverzichtbare Begleiter bei der Einführung und Nutzung von ERP-Software.
Ein gut strukturiertes Schulungsprogramm sorgt dafür, dass die Benutzer mit allen relevanten Funktionen und Prozessen der ERP-Software vertraut gemacht werden. Das reicht von grundlegenden Bedienungsschritten bis hin zu fortgeschrittenen Anwendungen, die spezielle Fachkenntnisse erfordern. Schulungen können beispielsweise als Online-Tutorials, Webinare oder in persönlichen Trainingssessions durchgeführt werden.
Neben der initialen Schulung spielt der laufende Support eine zentrale Rolle. Anbieter von ERP-Software sollten einen zuverlässigen Support-Service bieten, welcher bei Fragen oder Problemen schnell und unkompliziert Hilfe leistet. Dies kann über verschiedene Kanäle wie Telefon-Hotlines, E-Mail-Support oder Online-Chat-Funktionen geschehen.
Letztlich trägt ein effektiver Schulungs- und Support-Prozess dazu bei, die Akzeptanz des Systems bei den Anwendern zu erhöhen, die Nutzungsqualität zu steigern und sicherzustellen, dass das Unternehmen die Investition in die ERP-Software vollumfänglich rentabel macht.
Erfolgsgeschichten: Unternehmen, die mit ERP-Software erfolgreich sind
Zahlreiche Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen haben die Einführung von ERP-Software bereits erfolgreich gemeistert und beeindruckende Resultate erzielt. Diese Erfolgsgeschichten liefern wertvolle Einblicke, wie vielschichtig der Nutzen von ERP-Lösungen sein kann.
Beispielhafte Fälle zeigen, dass Firmen nach der Implementierung einer ERP-Software von einer verbesserten Bestandskontrolle, effizienteren Arbeitsabläufen und einem signifikanten Anstieg der Produktivität berichten. Lieferzeiten konnten verkürzt, die Kundenzufriedenheit erhöht und somit auch der Umsatz gesteigert werden.
Ein international tätiges Produktionsunternehmen konnte durch die Integration eines ERP-Systems die Koordination und Planung über verschiedene Standorte hinweg optimieren und dadurch einen spürbaren Vorsprung gegenüber dem Wettbewerb erlangen. Die Transparenz über globale Prozesse wurde gestärkt und die Reaktionsschnelligkeit auf Marktveränderungen verbessert.
Ein mittelständischer Online-Händler berichtet von einer effektiveren Abwicklung seiner Vertriebs- und Lagerlogistikprozesse dank ERP-Software. Die Lösung half, Bestände genau zu managen und eine nahtlose Verbindung zwischen Verkaufsplattformen und der Logistikkette herzustellen.
Die Erfolgsgeschichten verdeutlichen, dass der effiziente Einsatz von ERP-Software ein Schlüsselelement für die Wettbewerbsfähigkeit und das Wachstum von Unternehmen sein kann, vorausgesetzt, sie ist auf die spezifischen Anforderungen des Geschäfts abgestimmt.
Fazit: Warum ERP-Software-Tools unverzichtbar für effizientes Arbeiten sind
Die zahlreichen Vorteile von ERP-Software machen diese Tools zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Unternehmensführung. Sie integrieren und automatisieren Geschäftsprozesse, sorgen für eine transparente Datenlandschaft und ermöglichen eine agile Unternehmenssteuerung. Mit den richtigen ERP-Software-Tools können Unternehmen Produktivität steigern, Kosten senken und letztendlich ihre Marktstellung festigen und ausbauen.
Die Fähigkeit, sich schnell an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen zu können, ist ein weiterer Pluspunkt, der für den Einsatz von ERP spricht. Die Optimierung von Geschäftsprozessen durch eine ERP-Lösung führt nicht nur zu finanziellen Einsparungen, sondern steigert auch die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitenden.
Mit einer sorgfältig ausgewählten und richtig eingesetzten ERP-Software positionieren sich Unternehmen für zukünftige Herausforderungen und nutzen die Chancen der Digitalisierung optimal aus. Investitionen in Schulung und Support maximieren die Effekte der Softwareeinführung und sorgen für eine nachhaltige Nutzung. Erfolgsgeschichten zeigen, dass ERP-Systeme für Unternehmen aller Art eine lohnende Investition sind, die zu nachweislich besseren Geschäftsergebnissen führt.
Kurzum, ein passendes ERP-System ist der Schlüssel zu einem effizienten, produktiven und zukunftsfähigen Unternehmen, das bereit ist für Wachstum und Erfolg in einer sich ständig wandelnden Wirtschaft.
FAQ: Optimierung Unternehmensprozesse durch ERP-Software
Was sind die Hauptvorteile von ERP-Software für Unternehmen?
ERP-Software integriert und automatisiert wesentliche Geschäftsprozesse, verbessert die Kommunikation zwischen Abteilungen, sorgt für Transparenz und fördert eine datenbasierte Entscheidungsfindung. Dies führt zu einer gesteigerten Effizienz, Reduzierung von Kosten und einer stärkeren Marktposition.
Wie trägt ERP-Software zur Kostensenkung bei?
ERP-Systeme reduzieren Betriebskosten durch Automatisierung von Prozessen, Optimierung der Lieferkette, verbesserte Beschaffungsbedingungen und effizientere Nutzung von Ressourcen. Sie minimieren administrative Arbeiten und helfen dabei, redundante Aufgaben zu verringern.
Welche Kernfunktionen sollte eine effiziente ERP-Software bieten?
Wichtige Kernfunktionen umfassen Finanzmanagement, Supply Chain Management, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Personalmanagement und Produktionsplanung. Diese Funktionen sollten flexibel an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar sein.
Was unterscheidet Cloud-basierte ERP von On-Premise-ERP-Lösungen?
Cloud-basierte ERP-Systeme sind flexibel, kosteneffizient und wartungsarm, da sie über das Internet zugänglich sind und von Anbietern verwaltet werden. On-Premise-Systeme hingegen bieten volle Kontrolle und Datenhoheit, erfordern jedoch höhere Anfangsinvestitionen und laufenden IT-Support.
Wie kann die Sicherheit und Compliance in ERP-Systemen gewährleistet werden?
ERP-Systeme sollten robuste Sicherheitsmechanismen bieten, wie Datenverschlüsselung und sichere Zugangskontrollen. Compliance wird durch Funktionen unterstützt, die es Unternehmen ermöglichen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Anbieter sollten regelmäßige Updates und Support bieten, um aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.
